Informační audit je prvním krokem k budování firemního knowledge managementu, přičemž jde o vytvoření jakési mapy informací ve firmě.
Jak se uvnitř organizace pracuje s elektronickými informacemi? Kdo přistupuje k jakým dokumentům a záznamům? Kde jsou dokumenty uloženy a s jakou četností k nim uživatelé přistupují? Jak se s informacemi ve firmě zachází? Je s rodinným stříbrem patřičně zacházeno? Kolik existuje verzí jednotlivých dokumentů a jaká je jejich obsahová shoda?
Informační audit s cílem reagovat na všechny otázky provede analýzu duplicitních informací, zpracuje návrhy na úsporu nákladů díky efektivnější správě uchovávání dokumentů, definuje skartační řád, vytvoří doporučení ke zvýšení bezpečnosti spisové služby a ve výsledku přispěje ke zvýšení transparence životního cyklu informací v rámci organizace.
Analýza je prováděna na vybraném vzorku dokumentů z těchto perspektiv:
- Zmapování elektronických informací v organizaci a jejich využívání
- Identifikace a eliminace rizik práce s informacemi / Eliminace duplicit
- Bezpečnost – nevhodné umístění a přístupy uživatelů
- Ztráta citlivých informací a know-how
- Zvýšení produktivity a efektivity při práci s informacemi – neobjevovat objevené
- Dohledávání klíčových informací v souvislostech
- Podpora týmové spolupráce
- Vzdálené přístupy k dokumentům
- Vytváření znalostních sítí
- Archivace méně využívaných informací a skartační řád
- Systémová podpora elektronické archivace: DMS/ECM/ERMS
- Jednotný a bezpečný přístup k veškerým elektronickým informacím